Несколько лет назад даже отчаянные оптимисты и профессионалы говорили о электронной системе документооборота, как о светлом и далеком будущем. Но все оказалось настолько непредсказуемым, что последнее время такие системы и схемы очень часто используются в крупных, средних и малых компаниях, а так же в государственных учреждениях.
Если взять для примера любую компанию, то на примере можно посмотреть есть ли вообще документооборот или нет. То есть либо же все выполняется только по приказу директора, либо в компании существует некий порядок получения, сохранения или распределения документов, чтобы как говорится можно было найти концы.
Если же все таки руководство предприятия соглашается на внедрение такого вида вычисления информации, то оно заинтересовано в достижении определенного положительного результата и сокращению расходов. Ну например, уменьшение расходов на бумажные документы, а так же времени, потраченного на их составление. Так же сюда можно отнести ускорение распространения информации.
Очень часто путают термины документооборот и делопроизводство. Во избежанию этого, необходимо разобраться как их различать. Так вот, делопроизводство - это как раз термин, который используют для обозначения свода правил по работе с документами. А документооборот - это движение документов с момента их получения до момента их отправления. Его можно представить некой базой данных, с огромным количеством карточек с сохраненной информацией.
Среди основных целей, которые решает внедрение данного вида учреждения информации есть снабжение компании более эффективным и прозрачным контролем за выполнением задач, так же сюда можно отнести максимальное уменьшение бумажных документов на предприятии, а так же уменьшение времени на поиски за счет создания электронного архива.
К данным задачам относится и ведение протоколов жизнедеятельности компании, в которые входят служебные протоколы расследования и анализ работы разных отделений.
Но то, что на первый взгляд кажется очень простым, могут сопутствовать некие трудности. Так например внедрение программ 1С по документообороту на предприятии может вызвать определенные трудности со стороны сотрудников.
Многие из них очень консервативны и не желают переучиваться, либо же обучаться чему то новому. Автоматизация бизнеса на 1С может приносить трудности,которые будут исходить так же и от непосредственных начальников, которые не желают работать с компьютерами, заниматься редактированием и просмотром документов, а так же необходимость работать с другими организациями где предпочитают иметь дело только с бумагами.
Но все же определенные плюсы данной модернизации заставляют разобраться получше. Так вот, документооборот состоит из мелких программ, которые оптимизируют работу в целом.
Сюда входит электронный архив, с расширенными функциями поиска и хранения информации,а так же системы, направленные на накопление знаний в процессе работы, а так же поддержку совместной работы. Таким образом, выбор системы документооборота в большей мере должен ориентироваться на политику развития компании.
Управленцу
