Документ, подтверждающий факт выполнения заказа, предусмотренного условиями предварительно заключенного договора или соглашения, называется актом выполненных работ (услуг). Для правильного оформления он должен быть подписан уполномоченными лицами всех сторон, подписавших договор на выполнение работ (оказание услуг). Как итоговый документ, он подтверждает факт выполнения договорных работ в полном объеме с надлежащим качеством.

В правильно оформленном акте выполненных работ обязательно указываются: номер акта, реквизиты договора, юридические названия сторон подписавших акт, сроки и объемы выполнения, стоимость работ с учетом НДС и номер счета на оплату, предоставленных заказчику. Акт выполненных работ в обязательном порядке заверяется печатями. Количество экземпляров должно быть не менее числа представителей подписавших его сторон.

Если заказчик отказывается принять работы и подписать акт выполненных работ, то проводится разбирательство. В этом случае стороны составляют акт недоделок или акт-претензию, в случае полного выполнения объемов, но не возможности принятия работ по другим причинам. Здесь указываются причины отказа приемки работ, определяются сроки устранения и дата повторной сдачи работ. Все юридические и финансовые аспекты таких ситуаций должны быть заранее предусмотрены условиями договора.

В тех случаях, когда заказчик отказывается от подписания акта, а исполнитель считает такой отказ не обоснованным, документ может быть подписан в одностороннем порядке. В этом случае оформление документов производится с привлечением комиссии, в состав которой обязательно должны входить специалисты по предмету выполнения работ. К акту выполненных работ прикладывается документ, подтверждающий отказ заказчика принять работу. Также, такие односторонние акты, зачастую составляются из-за не возможности обеспечения подписания всех необходимых экземпляров всеми заказчиками. Ярким примером здесь могут служить услуги мобильной связи.

К оформлению акта следует относиться очень серьезно. Несмотря на то, что законодательством не определена его четкая форма, все же этот документ является важным подтверждением факта выполнения работ. Известны случаи спорных вопросов в оплате исполнителю было отказано из-за того, что акты подписывали не уполномоченные на это лица, было указано не точное юридическое название предприятия-заказчика, отсутствовали подписи таких сторонних организаций, как генеральный подрядчик или проектная организация.

Также следует помнить, что акты выполненных работ в полной мере относятся к первичным документам в ведении бухгалтерской отчетности о деятельности предприятия, и следует подобрать наиболее подходящий типовой бланк из рекомендуемых налоговыми органами вариантов. Потому что, если акты будут оформляться с нарушением предоставляемых налоговиками требований, то штрафные санкции по непринятию заявленных расходов предприятия фактически неизбежны. В тоже время необходимо понимать документы по оформлению выполнения работ являются самыми распространенными для определения требования оплаты.

Правильное оформление актов выполненных работ обеспечит любому предприятию своевременную оплату и отсутствие претензий со стороны налоговых органов.