На первый взгляд кажется, что расчет отпускных - это не такая уж и трудная задача. Такой точки зрения обычно придерживаются практически все сотрудники, за исключением естественно бухгалтера. Ведь бухгалтеру известно, что стандартных ситуаций при расчете отпускных практически не бывает. К тому же теперь и без того нелегкую задачу значительно усложняет новый порядок расчета отпускных.

Согласно новым правилам расчета отпускных, право на отпуск возникает у сотрудника после первых шести месяцев работы, но при этом стоит отметить, что в этот период не включается время, когда работник находился в отпуске без сохранения зарплаты (за свой счет) более чем на 14 дней.

Однако, если сотруднику действительно необходим отпуск, то вполне реально получить отпуск "авансом", для этого необходимо просто договориться с руководством, хотя конечно далеко не всем сотрудникам начальник готово предоставить такого рода "аванс".

Однако при этом не стоит забывать, что в определенных случаях очередной отпуск может быть не только продлен, но и перенесен на другой срок, при этом новые даты отпуска фирма согласует с работником.

Напомним, что основные правила предоставления, расчета и оплаты отпуска закреплены в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ), в статье 114 которого закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска с сохранением места работы и оплаты среднего заработка, размер которого составляет 28 календарных дней.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска существуют так же ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, которыепредоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (статьи 115, 116 ТК РФ).

Расчет отпуска (ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого) производится в календарных днях и максимальным пределом оплата отпуска не ограничивается. При этом нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Согласно ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации, однако по договоренности с работодателем оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

По дополнительному соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, однако в этом случае хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Расчет и оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до начала отпуска. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ. Остановимся подробнее на правилах расчета оплаты отпуска.

Что изменилось в расчете отпускных в 2021 году?

Чиновники не запланировали изменения в правила расчета отпускных на 2021 год, но все же есть две поправки, которые вносят коррективы в работу бухгалтера.

Изменение первое

Есть законопроект, который позволит работодателю выплачивать отпускные даже после того, как работник уже ушел в отпуск. Если поправки примут, то при подаче работником заявления о предоставлении отпуска даже с завтрашнего дня, работодатель обязан будет выплатить ему отпускные не позднее чем в течение 3 рабочих дней после подачи такого заявления.

По действующим правилам отпускные работодатель обязан выплатить не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. Если сейчас пойти навстречу пожеланиям работника, вы фактически сразу же нарушите требования ТК и возможен штраф.

Изменение второе

С 1 января 2021 года действует новый МРОТ – 12 792 руб. (Федеральный закон от 29.12.2020 №473-ФЗ).

МРОТ при расчете отпускных учитывайте, если средний месячный заработок сотрудника, который отработал полную норму рабочего времени, оказался меньше минимума (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Если уже посчитали и выплатили отпускные, доплатите сотруднику до МРОТ, иначе будет штраф.

Правила предоставления отпусков для родителей, у которых есть несовершеннолетние дети

20 марта 2021 года вступили в силу изменения в правила предоставления отпусков для родителей, у которых есть несовершеннолетние дети

Ранее работодатель был обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск работникам с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет по желанию сотрудника и в удобное для него время. Теперь норма действует, пока младшему из детей не исполнится 14 лет.

Напомним, что оплачиваемый отпуск в России составляет 28 календарных дней за год. Исключения из этого правила – государственные гражданские служащие (им даётся 30 дней), педагоги (от 42 дней) и ряд других работников. Дополнительный оплачиваемый отпуск также предоставляет сотрудникам, чья профессия связана с вредными или опасными условиями, специалистам с особым характером работы или ненормированным рабочим днём.

Порядок и пример расчета среднего заработка для отпускных

Порядок расчета среднего заработка для отпускных содержится в Постановлении Правительства РФ от 11.04.03 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации независимо от источников этих выплат. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных законодательством, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).

Перечень выплат, учитываемых при расчете среднего заработка установлен пунктом 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка (см. Постановление Правительства РФ от 11.04.03 г. № 213. В расчете учитываются только доходы, начисленные работнику за выполнение трудовых обязанностей, а такие выплаты как материальная помощь, дивиденды, кредиты при расчете среднего заработка не учитываются.

Средний дневной заработок для расчета отпускных определяется по формуле:

Сумма выплат за расчетный период * 29,6 / 3

Расчет отпускных определяется по формуле:

Средний дневной заработок * Количество дней отпуска

Как расчитать и начислить налоги с отпускных

Организация, в которой работник получил доход, обязана рассчитать, начислить и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 226 НК РФ). Доход в виде отпускных облагается НДФЛ по ставке 13 % (ст. 224 НК РФ). Организация обязана удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате, а перечислить налог не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).

На суммы отпускных также начисляется единый социальный налог (ЕСН), платежи по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Отпускные уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль на основании п.7 ст.255 НК. Соответственно, если начислить на отпускные ЕСН и прочие начисления, то они уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Бухгалтерский учет отпускных

В соответствии с выбранной учетной политикой для целей бухгалтерского учета организация может создавать или не создавать резерв для выплаты предстоящих отпускных.

Если выбрана политика без создания резерва, учет отпускных, единого социального налога и взноса на обязательное страхование от несчастных случаев отражается в бухгалтерском учете записями:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 70, 69

Дебет проводки зависит от того каким работникам каких подразделений начисляется отпуск.

Учет выплаты отпускных работникам отражается записью:

Дебет 70 Кредит 50

Параллельно с этой проводкой делается проводка на удержание НДФЛ:

Дебет 70 Кредит 68

Нередко отпуск работника приходится на два месяца. В таких случаях необходимо учитывать, что в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Сумма отпускных, относящаяся к следующему месяцу, в учете текущего месяца отражается на счете 97 "Расходы будущих периодов".

Если выбрана политика с созданием резерва, проводки формируются по-другому.
Операции по формированию резерва на оплату отпусков отражаются в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 96

Расходы на оплату отпусков списываются за счет созданного резерва:

Дебет 96 Кредит 70, 69

Выплата отпускных осуществляется аналогично тому, как она производится без создания резерва.

Ответы на самые часто задаваемые вопросы об отпуске в примерах

Вопросы о начислении дней отпуска и отпускных выплат возникают очень часто, особенно со стороны иностранных и молодых сотрудников, у которых мало опыта в этом вопросе. Ниже вы найдете наиболее часто задаваемые вопросы об отпусках и их оплате вместе с нашими ответами.

Мой работодатель попросил меня подписать график отпусков на следующий год. Это нормально?

Да, это. Все компании должны в декабре составить график отпусков на следующий год и представить его своим сотрудникам на подпись.

Наказание, налагаемое на компании, одинаково независимо от того, не предоставляют ли они график отпусков или не предоставляют отпуск своим сотрудникам. В таком случае:

1. На должностных лиц компании налагается штраф от 1000 до 5000 рублей (предупреждение выносится при первом совершении правонарушения);
2. На индивидуальных предпринимателей налагается штраф от 1000 до 5000 рублей;
3. На компании налагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Трудовой кодекс предусматривает, что сотрудники уходят в отпуск по графику отпусков. Работодатели должны уведомить сотрудников о предстоящем отпуске не менее чем за 2 недели до начала отпуска. Такое уведомление должно быть подписано сотрудниками.

Можно ли отменить или отложить запланированный отпуск?

Да, возможно, и на практике это часто случается, потому что заранее запланировать отпуск на целый год сложно. Такие изменения необходимо указать в приложении к графику отпусков.

Работодатели должны разрешать сотрудникам в возрасте до 18 лет и работникам, выполняющим несколько работ, уходить в отпуск в любое удобное для них время независимо от графика отпусков. Такие сотрудники бронируют отпуск, подав заявление работодателю.

Что нужно сделать, чтобы забронировать незапланированный отпуск?

Заявление на отпуск с указанием необходимых отпускных дней следует подавать до любого отпуска.

Это должно быть сделано как можно скорее, чтобы и работодатели, и работники могли легко договориться об отпуске. Мы рекомендуем подавать такое заявление за 2 недели до предполагаемого отпуска, чтобы у работодателя было достаточно времени, чтобы утвердить отпуск, передать срочные дела другому сотруднику и отправить в бухгалтерию информацию для расчета и оплаты отпусков.

Работодатели должны перечислить отпускные на банковский счет сотрудников за 3 дня до начала отпуска, поэтому, если сотрудники не подадут заявление на отпуск достаточно заблаговременно, их руководство может запросить документы, подтверждающие уважительные причины отпуска.

Как рассчитываются отпускные?

Оплата отпуска в России рассчитывается следующим образом:

Средняя дневная заработная плата * Количество отпускных дней

Средняя дневная заработная плата зависит от заработка за 12 месяцев до начала отпуска. Учитывая, что в календарных месяцах 31, 30 или 28 дней, среднее количество дней в месяце, обычно используемое в России, составляет 29,3 дня.

Если сотрудник отсутствовал по какой-либо причине, его средняя дневная заработная плата будет рассчитываться иначе.

Примеры:

Тоня работает в компании и получает зарплату 100 000 рублей. Тоня берет 14 дней отпуска. Рассмотрим 2 ситуации.

Пример 1: Тоня работала все время, не пропуская ни одного дня:

Пример 2: Тоня болела в марте 30 дней (31 день в марте) и проработала всего 1 день. В марте она получила 5000 рублей вместо 100000 рублей.

Количество начислений уменьшается в числителе, а количество дней в знаменателе уменьшается, так что средняя дневная заработная плата немного увеличивается по сравнению с 12 полностью отработанными месяцами.

Бонусы включаются в числитель и увеличивают среднюю дневную заработную плату и, следовательно, отпускные, не влияя на знаменатель.
Сколько отпускных дней можно взять в год?

Как правило, оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Компании или государственные учреждения предлагают иногда более длительный оплачиваемый отпуск. Количество отпускных дней, предоставляемых работникам, указывается в трудовых договорах.

Как посчитать выходные и отпускные, если выходные и праздничные дни включены в отпуск?

Обычные календарные выходные (суббота и воскресенье) включаются в общую продолжительность отпуска. Если выходные включены в любой забронированный отпуск, отпускные за 2 дня будут выплачиваться за выходные без изменения продолжительности отпуска.

Трудовой кодекс устанавливает, что праздничные дни не включаются в отпуск. На практике это означает, что для этого правила возможны 2 варианта:

1. Увеличивается количество отпускных дней, т.е. отпуск продлевается;
2. Или сотрудники наслаждаются своим отпуском, как и планировалось, и только праздничные дни вычитаются из их отпуска и оплачиваются в качестве отпускных.

Все зависит от формулировки заявления на отпуск.

Если Тоня напишет заявление на отпуск в 2018 году следующим образом: «Настоящим прошу ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 ноября 2018 года по 07 ноября 2018 года», то она будет в отпуске столько, сколько указано в заявлении на отпуск, т.е. 7 дней, но только 6 дней. будут вычтены из его 28 дней отпуска, и за эти дни он получит отпускные. День народного единства (4 ноября), включенный в отпуск, будет считаться государственным праздником, а не выходным.

Если Тоня напишет следующее: «Я прошу ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 календарных дней с 01 ноября 2018 года», то будут оплачены 7 дней отпуска, и Тоня будет в отпуске с 01 ноября 2018 года по 08 ноября 2018 года. В этом случае учитывается нерабочий день во время отпуска.

Когда, в первую очередь, 1 день не добавляется к отпуску, работодатель формально не нарушает правило, поскольку государственный праздник учитывается и исключается из отпуска.

Во втором случае Тоня запросила отпуск продолжительностью 7 календарных дней, начиная с 1 ноября 2018 г. Это не позволяет исключить государственный праздник из отпуска, и в силу закона работодатель должен продлить отпуск Тони.

Можно ли разделить отпуск на две части, чтобы сэкономить дни отпуска?

Учитывая, что количество оплачиваемых отпускных дней ограничено, каждый хочет использовать их осторожно и экономно и предпочел бы не включать в них выходные. Нас часто спрашивают, можно ли это сделать таким образом.

Это действительно возможно, если это делается в соответствии с Трудовым кодексом, который требует брать отпуск продолжительностью не менее 14 дней один раз в год. Остальные 14 дней отпуска можно использовать по усмотрению сотрудников.

В каком месяце лучше взять отпуск и почему?

Лучше брать отпуск в месяцы с большим количеством рабочих дней из-за разницы в том, как оплачиваются выходные и базовая заработная плата.

Например, Тоне нужно решить, лучше ли ей поехать в отпуск в июне или в августе.

В примере 1, где средняя дневная заработная плата Тони составляет 3 410,29 рубля, её отпускные за 14 дней будут составлять 47 744,06 рубля. Она будет получать одинаковую отпускную плату вне зависимости от того, возьмет ли она отпуск в июне или в августе.

А поскольку базовая зарплата рассчитывается по-разному, общая выплачиваемая сумма будет другой:

В июне 20 рабочих дней. Поскольку Тоня получает зарплату в размере 100 000 рублей, каждый рабочий день в июне стоит 5 000 рублей. Её отпуск состоит из 4 выходных и 10 рабочих дней, за которые она получит менее 50 000 рублей.

Если Тоня уйдет в отпуск в июне, её зарплата составит 100 000 - 50 000 рублей + 47 744,06 рублей = 97 744,06 рублей.

В августе 23 рабочих дня. Каждый рабочий день в августе стоит 4 347,82 рубля. 43 479,20 руб. Будет вычтено из его заработной платы за дни отпуска.

Если Тоня уйдет в отпуск в августе, её зарплата составит 100000 руб. - 43 479,20 руб. + 47 744,06 руб. = 104 264,86 руб.

Что мне делать, если я заболею во время отпуска?

Рассмотрим довольно неприятную ситуацию: Тоня взяла 14 дней отпуска, за которые получила соответствующую отпускные выплаты, но за это время заболела. Другими словами, Тоня заболела, пока её отпуск был израсходован. Что делать в таком случае? Трудовой кодекс позволяет Тоне:

1. Отложить свой отпуск. Такая отсрочка должна быть одобрена руководством компании, и график отпусков должен быть соответствующим образом скорректирован. В этом случае отпускные будут зачтены в счет выплат по больничному листу и заработной платы. В случае переплаты отпускных, работник должен вернуть переплаченную сумму на расчетный счет компании;
2. Продлить отпуск на количество дней по болезни. Если Тоня не подаст заявление об отсрочке, отпуск будет продлен автоматически. В этом случае необходимо только оформить больничный лист.

Накапливаются ли отпускные дни во время отпуска по беременности и родам?

Когда работница находится в декретном отпуске, она должна сначала подать справку о декретном отпуске. Как правило, продолжительность декретного отпуска составляет 140 дней, а в зависимости от обстоятельств может быть больше до 210 дней.

Отпускные дни продолжают накапливаться во время отпуска по беременности и родам, за которым следует отпуск по уходу за ребенком на срок до 1,5 лет и до 3 лет по просьбе работницы. Отпускные дни во время отпуска по уходу за ребенком не начисляются.

Можно ли вообще не брать отпуск?

Трудовой кодекс запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Но сотрудники могут взять только часть своих отпускных дней, а оставшиеся дни перенести на следующий период. Переносимые дни накапливаются, и, хотя получить их денежный эквивалент сложно, по-прежнему возможны два варианта:

1. Работодатели должны компенсировать неиспользованные дни отпуска при увольнении;
2. Подайте заявку на оплату по субботам и воскресеньям, а также в праздничные дни. В этом случае работодатель будет выплачивать отпускные за те дни, которые фактически не проработаны, и из-за правила 14 дней невозможно взять всю сумму отпускных вместо всех 28 дней отпуска.