Пояснительная записка - это один из основополагающих документов в бухгалтерской отчетности, пункт 5 Положений по бухгалтерскому отчету 4/99 (Бухгалтерская отчетность организаций), устанавливает нормы по описания института Пояснительной записки. Положения (далее по тексту - ПБУ) устанавливают, что подобные записки являются полноценным видом бухгалтерской отчетности. Вопросы, касающиеся ее корректного оформления зачастую упускаются бухгалтерами, однако не следует забывать, что ее правильное оформление во многом будет способствовать верному взгляду на некоторые вопросы бухгалтерии на предприятии, например, во время аудиторских проверок.

Существуют традиционные сроки сдачи подобных пояснительных записок, как правило это завершение отчетного года, но законодательство допускает их представление и в другие сроки, например, по окончанию квартала или полугодия. Во всяких случаях пояснительная записка должна быть составлена по требованию либо учредителей компании, либо контролирующих органов в силу имеющихся у них по закону полномочий.

Пояснительная записка сдается всеми предприятиями, осуществляющими предпринимательскую деятельность, такие требования не относятся к общественным объединениям и бюджетным организациям. Эти положениями установлены Законом "О бухгалтерском учете", а если предприятия ведут упрощенную систему налогообложения, такую записку они могут не представлять в надлежащий период. После ее составления, записка подписывается руководителем и главным бухгалтером. Ее несвоевременная сдача свидетельствует о неполной бухгалтерской отчетности.

В обязательном порядке в Пояснительной записке должны быть пояснения по основным статьям бухгалтерского баланса. Причем такие пояснения должны раскрывать существенные моменты основных показателей бухгалтерского баланса и показателей убытков и прибыли предприятия.

Все ПБУ, в разделах "Раскрытие информации в отчетности" определяют тот объем сведений, который должен быть представлен в пояснительной записке, равно как и статья 13 Закона "О бухгалтерском учете", а его общий объем выявляется из формы или эффективности деятельности того или иного предприятия.

Раздел 4 всех ПБУ указывает какой должна быть последовательность раскрытия этой информации. Обязательно, если отсутствует расшифровка в формах, ее надлежит изложить в такой Пояснительной записке. Общая форма, предъявляемая к структуре такой записки, не утверждена на законодательном уровне. Достаточно соблюсти требования, предъявляемые к содержанию Пояснительной записки, а составить ее можно в произвольной форме.

Следует помнить, что преамбула Пояснительной записки должна содержать общие сведения о предприятии. Начиная от юридического наименования, организационно-правовой формы (ООО, ИП и т.п.), уставного капитала, оканчивая сведения об оценщиках, аудиторах и так далее.

Записка считается надлежаще оформленной, если она соответствует всем правилам содержания, установленным действующим законодательством.

В разделе разъяснений к Отчету о прибылях и убытках и Бухгалтерскому балансу требуется указать информацию о положениях применяемой учетной политики, модификациям учетной политики, только за отчетный период, в течение которого предприятие допустило такие изменения, допущения, которые применяет организация в процессе своей деятельности.

Глава "раскрытие информации в бухгалтерской отчетности" требует указания требований, которые относятся к учетной политике.

В главе о сравнительных данных, если имеются какие то вступительные остатки по счетам, данные обязательно должны быть эквивалентны данным, указанным в разделе "На конец отчетного периода", указанным в предшествующем отчете.

Если в ходе деятельности предприятия сложились определенные события, повлиявшие на изменение ее прибыльности, о них в обязательном порядке должно быть указано в записке, делается же это в рамках анализа и оценки структуры баланса и динамики прибыли.

Если входе деятельности за отчетный период предприятия, на основные средства были обременены правами третьих лиц, например, как результат залоговых обязательств, об этом также надо указать. Причем с конкретными основаниями порождения таких обязательств.

В том случае, если предприятие начало осуществлять с кем-либо совместную деятельность, такая информация должна быть отражена в Пояснительной записке, также указываются основные правила ее обособления.

Также надлежит указать информацию о сегментах деятельности предприятия, например, о различных его подразделениях, причем такую, которая значима для каких-либо финансовых результатов.

В случае, если предприятие в силу тех или иных причин приняло решение прекратить деятельность по определенному сегменту своего бизнеса, эти сведения надлежит указать в Пояснительной записке. Такие правила установлены ПБУ.

Новые данные об обязательствах, доходах, убытках, которые были выявлены до сдачи годовой отчетности, но после ее составления, если они существенным образом сказываются на финансовом состоянии предприятия должны быть отражены в соответствующем разделе записки с обязательной оценкой события. В случае же, если невозможно это подвергнуть оценке, надлежит разъяснить причины отсутствия такой возможности.

Под условными фактами хозяйственной деятельности понимаются такие факты, которые еще неизвестны на момент составления отчетности в силу того или иного обстоятельства, например, судебные процессы, которые еще не завершены к моменту сдачи отчетности.