Сегодня в любой компании практически все документы выполняются в электронном виде. Вместе с тем, более 80% материала затем распечатывается для запуска в работу, доклада, согласования и утверждения. Такой формат действий уже давно показал свою неэффективность, и многие руководители стремятся к улучшению и упрощению документооборота.

Практика показывает, что наиболее разумным решением является автоматизированная система электронного документооборота, которая дает возможность качественно и оперативно решать вопросы управления предприятием.

Электронный документооборот представляет собой способ организации работы, подразумевающий электронное исполнение документов с их последующим централизованным хранением.

Программа (система) электронного оборота документов обеспечивает поиск, создание и изменение электронных материалов, оперативное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками, включая отправку уведомления, выдачу задания и тому подобное.

В функции системы входит быстрый поиск документа, прозрачность процесса его продвижения и согласования, уменьшение количества бумажных носителей, оперативная отправка и получение, надежное хранение и многие другие возможности.

Какие преимущества дает электронный документооборот? Вот только несколько из них:

• значительное повышение производительности ? традиционное бумажное делопроизводство требует огромное количество времени на поиск нужного документа, здесь можно получить моментальный доступ к необходимой информации с любого компьютера;
• возможность обработки документа несколькими исполнителями одновременно, очень легко находится последняя версия материала, и работа осуществляется именно с ней;
• исключение ошибок, связанных с человеческим фактором ? пропавший документ найдется всего за несколько секунд;
• существенное сокращение расходов организации за счет увеличения производительности сотрудников и уменьшения издержек на расходные материалы при бумажном документообороте;
• оптимизация взаимодействия между внутренними подразделениями компании, а также контролирующими органами ? облегчается коммуникация, обмен информацией, разрушаются различные искусственные барьеры;
• даже увеличение объемов производства не потребует дополнительного персонала, достаточно будет эффективной системы автоматизированного управления;
• значительное снижение затрат на хранение документов;
• сложность повреждения документа в случае форс-мажорных обстоятельств.

Можно перечислять еще много достоинств электронного документооборота, но, пожалуй, самым главным, как неожиданно не звучит, является повышение корпоративного сознания сотрудника. Он начинает чувствовать себя неотъемлемой частью единой команды, которая под надежным контролем четко выполняет общие задачи.

Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Задачи систем электронного документооборота:

- Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

- Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. ?сключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- ?сключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.