Аутсорсинг по-прежнему является важной частью международной бизнес-стратегии в 2021 году: глобальное исследование Deloitte 2020 по аутсорсингу показывает, что компании продолжают использовать международный аутсорсинг, несмотря на срыв из-за коронавируса Covid-19. Хотя многие различные бизнес-процессы могут быть переданы на аутсорсинг, расчет заработной платы, как основной бизнес-процесс, обычно передается на аутсорсинг, особенно для крупных организаций.

В этой статье мы спрашиваем: «Что такое аутсорсинг расчета заработной платы?», «Как работает аутсорсинг расчета заработной платы?» И «Каковы преимущества и недостатки аутсорсинга расчета заработной платы?». Мы указываем на пять основных преимуществ аутсорсинга расчета заработной платы и даем несколько советов о том, как найти подходящего поставщика услуг аутсорсинга расчета заработной платы.

Ключевые выводы

1. Аутсорсинг расчета заработной платы означает привлечение третьей стороны для обработки платежей вашим сотрудникам.

2. В обычном процессе аутсорсинга поставщик услуг по расчету заработной платы будет удерживать подоходный налог, налог на заработную плату и обязательные взносы, распределять платежи по регулярному графику и регулярно отчитываться перед налоговыми органами и их клиентом о заработной плате.

3. Основные преимущества аутсорсинга расчета заработной платы включают экономию затрат, экономию времени, доступ к экспертам, расстановку приоритетов для вашего основного бизнеса и улучшение соблюдения нормативных требований.

4. При выборе третьей стороны для аутсорсинга расчета заработной платы учитывайте ее репутацию, возможности соблюдения нормативных требований, информационную безопасность и их способность предоставлять любые другие связанные кадровые услуги.

Что такое аутсорсинг расчета заработной платы?

Типичный бизнес имеет ряд услуг, функций и процессов. Некоторые из них будут относиться к конкретному рассматриваемому бизнесу (например, только те компании, которые работают с клиентами, будут иметь отдел обслуживания клиентов). Но есть некоторые процессы, которые применимы практически к любому бизнесу: любой бизнес, в котором есть сотрудники, имеет процесс расчета заработной платы, а услуги по расчету зарплаты зачастую выгодно отдать на аутсорсинг, т.к. они не относятся к основной деятельности компании.

Эти процессы могут выполняться либо «внутри компании», либо третьей стороной. Когда бизнес заключает договор с третьей стороной для предоставления услуги, это называется аутсорсингом. Аутсорсинг расчета заработной платы - одна из самых распространенных форм аутсорсинга бизнес-процессов.

Обратите внимание, что также возможна гибридная модель, в которой некоторые функции выполняются внутри компании, а некоторые выполняются третьей стороной. Это иногда называют «совместным трудоустройством» (эквивалент заработной платы «совместной занятости»).

Аутсорсинг расчета заработной платы может выполняться бухгалтерской фирмой, специализированной компанией по расчету заработной платы (иногда называемой «бюро по расчету заработной платы» или «поставщиком аутсорсинга расчета заработной платы»), или он может осуществляться «профессиональной организацией работодателей» или «PEO». В случае привлечения международного PEO все обязательства работодателя, а не только начисление заработной платы, берет на себя сторонняя компания. Международный PEO также иногда называют глобальной организацией по трудоустройству.

Аутсорсинг расчета заработной платы может происходить внутри страны (внутренняя обработка платежных ведомостей) или на международном уровне (глобальная обработка платежных ведомостей).

Посредством аутсорсинга расчета заработной платы третьи стороны обычно предоставляют следующие услуги в интересах вашей компании:
Какие функции расчета заработной платы можно передать на аутсорсинг?

Расчет заработной платы - это не просто «одно» простое действие. Это группа действий, выполняемых в тандеме. При аутсорсинге расчета заработной платы вы обычно передаете на аутсорсинг следующие функции:

1. Создан счет заработной платы сотрудников. Собирается вся необходимая личная информация для обработки платежной ведомости.
2. Настроен способ оплаты. Устанавливается желаемый способ оплаты для компании, будь то автоматические платежи / прямые депозиты или платежные чеки.
3. Удержание всех применимых налогов на прибыль и заработную плату.
4. Перечисление налога на заработную плату в налоговый отдел. Обратите внимание: когда это передается на аутсорсинг, обычно работодатель, а не третья сторона, обязан перечислять причитающиеся налоги. Поэтому, когда это передается на аутсорсинг, работодатели все равно должны знать, что они, как правило, по-прежнему несут ответственность за любые требуемые платежи.
5. Управление любыми применимыми удержаниями сотрудников, такими как медицинское страхование и компенсация работникам.
6. Ведение любых налоговых форм и деклараций на конец года.

Покрывает ли аутсорсинг расчета заработной платы платежи подрядчикам?

Компании все чаще привлекают независимых подрядчиков или фрилансеров, а не сотрудников, особенно при работе через международные границы. Обработка платежей для подрядчиков также может быть передана на аутсорсинг, как и расчет заработной платы. Это известно как аутсорсинг управления подрядчиками (ОКУ).

Поставщик CMO производит платежи в международных валютах, обеспечивает обработку применимых налогов (таких как налог на добавленную стоимость или налог на товары и услуги) и оптимизирует процесс выставления счетов подрядчику.

Чтобы узнать больше об аутсорсинге оплаты независимых и международных подрядчиков, см. Как увеличить доход с помощью аутсорсинга управления подрядчиками.

Как работает аутсорсинг расчета заработной платы?

Хотя этот процесс может несколько отличаться в зависимости от штата или страны, в которой работает ваш бизнес, общий процесс аутсорсинга расчета заработной платы выглядит следующим образом:

• Согласуйте условия участия. Ваш бизнес согласовывает с поставщиком услуг по расчету заработной платы, как будет работать эта договоренность, и каковы будут затраты.
• Убедитесь, что все необходимые регистрации на месте. Провайдер аутсорсинга расчета заработной платы обеспечит наличие у вашего бизнеса необходимых регистраций и лицензий для управления расчетом заработной платы.
• Получите необходимую информацию о работе и бизнесе. Поставщик услуг аутсорсинга расчета заработной платы потребует доступ ко всей информации о сотрудниках, необходимой для управления расчетом заработной платы.
• Регулярно обрабатывать платежную ведомость. Расчет заработной платы будет производиться в соответствии с регулярным графиком, определяемым бизнесом клиента и в соответствии с законодательством. Все необходимые подоходные налоги и налоги на заработную плату будут удерживаться, а вычеты будут производиться до распределения выплат сотрудникам.
• Сообщить клиенту по согласованию
  Регулярные отчеты должны предоставляться клиентскому бизнесу от поставщика услуг по расчету заработной платы, чтобы клиент мог внимательно следить за тем, как работает бизнес-процесс.
• Регулярно переводите налоги и сборы. Поставщик услуг аутсорсинга расчета заработной платы будет предоставлять платежи и любую необходимую документацию в налоговые органы и третьим лицам.

Каковы преимущества аутсорсинга расчета заработной платы?

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы обычно включают следующее:

Экономия затрат

Аутсорсинг расчета заработной платы часто позволяет компании сэкономить деньги по сравнению с выполнением задачи собственными силами. Обработка заработной платы собственными силами означает инвестирование в необходимое компьютерное оборудование, программное обеспечение для расчета заработной платы или бухгалтерского учета, а также обучение для обеспечения правильной обработки платежной ведомости.

Кроме того, работодатели должны быть в курсе изменений в налоговых правилах, кадрах и сроках бухгалтерского учета. Отсутствие этих вопросов может быть дорогостоящим и подвергнуть бизнес дополнительной ответственности.

Особенно рентабельно отдавать расчет заработной платы на аутсорсинг, когда сотрудники работают разное количество часов, вы должны платить налоги на заработную плату для нескольких регионов, вы теряете деньги из-за ручного учета времени или у вас высокая текучесть кадров.

Приоритет основного бизнеса

Расчет заработной платы вряд ли станет основной функцией вашего бизнеса. Поскольку это непрофильная функция, любое время и ресурсы, которые вы ей уделяете, означают, что у вас меньше времени, чтобы сосредоточиться на деятельности, приносящей доход. Предоставив эксперту возможность контролировать обработку платежных ведомостей, вы сможете лучше использовать свое время в областях, более тесно связанных с вашим основным бизнесом или центрами доходов, таких как обслуживание клиентов, продажи и маркетинг.

Экономия времени

Независимо от того, есть ли у вас 10 или 100 сотрудников, расчет заработной платы требует значительного времени и внимания. Обработка заработной платы собственными силами означает, что вам или вашим сотрудникам может потребоваться ввести обширные данные.

Если учесть время, затрачиваемое на обработку и управление платежной ведомостью, передача на аутсорсинг доверенному поставщику услуг может показаться привлекательной. В конце концов, время - деньги.

Кроме того, аутсорсинг расчета заработной платы может помочь вам избежать непредвиденных потерь времени, которые могут произойти, если вы сделаете ошибку в расчетах с заработной платой или если вы получите уведомление о неожиданной проверке. Ваш поставщик услуг может помочь избежать этих ошибок и позволить вам сосредоточиться на основных операциях.

Экспертный доступ

Работа с международным подрядчиком по расчету заработной платы означает, что вы получаете доступ к их многолетнему опыту. Этот мгновенный доступ особенно важен, если вы работаете в нескольких юрисдикциях и вам нужен эксперт, знакомый со всеми местными правилами и положениями.

Внештатные поставщики заработной платы нанимают людей, которые хорошо разбираются в законах и правилах, касающихся заработной платы, включая сложные вопросы налогообложения заработной платы.

Соответствие нормативным требованиям

Одна из самых сложных задач для малого и среднего бизнеса - это соблюдение законов, постановлений и обязательных правил, особенно когда в этом участвуют иностранные правительства.

Компаниям может потребоваться глубокое понимание различных нормативных актов, чтобы избежать нарушения закона. Это включает в себя соблюдение трудового, налогового, иммиграционного, антидискриминационного и страхового законодательства.

Юридические и нормативные требования, касающиеся расчета заработной платы, часто бывают сложными. При работе на международном уровне все становится еще сложнее. Например, в некоторых странах отпускные или праздничные бонусы должны выплачиваться, тогда как в других странах это необязательно. Кроме того, в законе могут быть региональные и муниципальные изменения. Например, в штатах США Орегон и Висконсин сотрудникам нужно платить только ежемесячно, тогда как в большинстве других штатов работникам нужно платить более регулярно.

Передав расчет заработной платы доверенному поставщику услуг, вы можете передать эту задачу компании, которая хорошо осведомлена о местных, региональных и национальных законах и нормах. Вы можете избежать штрафов или ненужных проверок, вызванных вашим несоблюдением.

Ведущий поставщик услуг по начислению заработной платы обеспечит соответствие вашего процесса начисления заработной платы действующим правилам и обеспечит хорошее понимание законов о заработной плате.

Каковы недостатки аутсорсинга расчета заработной платы?

Признавая преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, каковы некоторые из потенциальных недостатков или недостатков аутсорсинга расчета заработной платы?

Потеря управления

Когда расчет заработной платы обрабатывается внутри компании, вы сохраняете контроль над всем процессом. Это означает, что вы можете внимательно следить за обеспечением качества и гарантировать, что все личные данные сотрудников обрабатываются в соответствии с вашими собственными обязательствами и внутренними процессами.

Несоответствующее решение для трудоустройства

Обычно ваша рабочая сила в другой стране должна быть трудоустроена в той стране, в которой она расположена. Это важно, чтобы избежать «неправильной классификации сотрудников» (обращения с сотрудниками как с независимыми подрядчиками). Обычно это требование как налогового, так и трудового законодательства. Подробнее читайте в статье В чем разница между сотрудниками и независимыми подрядчиками?
Один только аутсорсинг заработной платы не гарантирует, что рабочие будут наняты на работу в международном масштабе. Для этого требуется либо создание иностранной дочерней компании в рассматриваемой стране.

Служба поддержки

Если что-то идет не так с расчетом заработной платы, необходимо полагаться на третью сторону, чтобы решить проблему. В зависимости от уровня доступной поддержки клиентов это может сделать исправление любых ошибок более сложным процессом, чем это должно быть.

Стоит отметить, что все эти предполагаемые недостатки могут быть устранены путем должной осмотрительности при выборе правильного партнера для аутсорсинга расчета заработной платы.

Идеальные партнеры по аутсорсингу расчета заработной платы будут заключать строгие контракты, которые гарантируют, что все данные будут защищены, ошибки будут оперативно исправлены и соблюдены правила найма.

Аутсорсинг расчета заработной платы - хорошая идея?

В конечном счете, решение о том, стоит ли вам передавать расчет заработной платы на аутсорсинг, означает взвесить все за и против аутсорсинга расчета заработной платы для вашего конкретного бизнеса. Аутсорсинг расчета заработной платы часто является хорошим вариантом для:

• Малые предприятия и стартапы, которым требуется экономичная обработка платежных ведомостей в полном соответствии с законом;
• Международная экспансия, когда предприятие выходит на новый рынок и не знакомо с местными процессами расчета заработной платы;
• Растущие предприятия, которые нанимают больше сотрудников и нуждаются в масштабировании существующей обработки платежных ведомостей;
• Слияния и поглощения, при которых у новой организации нет соответствующей процедуры расчета заработной платы.

Советы по поиску компании, которая поможет с расчетом заработной платы на аутсорсинге

Теперь, когда вы знаете, какое значение может иметь внешний подрядчик по расчету заработной платы для вашего бизнеса, вам нужно знать, как найти надежного поставщика услуг. Учтите эти советы при поиске компании, которая предоставит вашему бизнесу услуги по расчету заработной платы на аутсорсинге:

Приоритет репутации компании

Поставщики услуг аутсорсинга расчета заработной платы имеют дело с конфиденциальной личной информацией сотрудников. И, конечно же, своевременная оплата - одно из важнейших соображений для рабочих. Это означает, что очень важно работать с компанией с отличной репутацией в бизнесе. Кроме того, ищите поставщика платежных ведомостей с сильным опытом обслуживания предприятий вашего размера и в вашей отрасли.

Ищите дополнительные кадровые услуги

Хороший поставщик платежных ведомостей предложит дополнительные услуги, которые дополняют расчет заработной платы. В компаниях, занимающихся расчетом заработной платы на международном уровне, это часто включает визовые консультации, услуги PEO и кадровую помощь. Провайдер также может предложить налоговую подготовку (особенно, если компания связана с бухгалтерской фирмой). Учитывайте точный объем услуг, которые вы получаете, сравнивая предложения поставщиков.

Проверьте информационную безопасность

Большая часть заработной платы обрабатывается в электронном виде, что означает необходимость защиты личных данных сотрудников. В Европе это означает соблюдение GDPR, но в большинстве стран действуют строгие меры защиты данных сотрудников. Все компании должны проявлять должную осмотрительность в отношении механизмов защиты данных.

Спросите о возможностях соблюдения нормативных требований

Спросите своего потенциального поставщика о том, как они следят за изменениями в законодательстве, и убедитесь, что ваш бизнес всегда будет соответствовать требованиям.

Перед встречей с потенциальным поставщиком услуг подготовьте список вопросов об услугах, которые вы рассматриваете. Хороший поставщик заработной платы потратит время, необходимое для объяснения своих услуг и ценности, которую они могут принести вашему бизнесу.