Приходный и расходный кассовый ордер, а так же документы их заменяющие применяются для документального учета и оформления кассовых операций в организации.

По расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2) осуществляется ыыдача денег из кассы предприятия , для этого в расходном кассовом ордере необходимо заполнить следующие реквизиты:

- наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения;

- регистрационный номер и дата выписки расходного ордера;

- номер корреспондирующего счета, субсчета;

Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Расходный кассовый ордер так же предназначен для ведения выдачи денежных средств из кассы организации (счет 50) подотчетным лицам, сотрудникам, а также за оплату товаров и услуг поставщиков. Для указания цели расхода, по умолчанию используются следующие счета:

51 - Расчетный счет организации
60 - Расчеты с поставщиками и подрядчиками
70 - Расчеты с персоналом по оплате труда
71 - Расчеты с подотчетными лицами

В зависимости от выбранного Cчета, вызывается соотвествующий справочник аналитики. Используя План счетов, Вы можете самостоятельно настроить новые счета, с указанием используемых для этих счетов видов аналитик.

Расходный кассовый ордер печатается по типовой унифицированной форме № КО-2.

На основании утвержденных Расходных кассовых ордеров в дальнейшем формируются кассовые отчеты:

Кассовая книга - формируется в виде печатного отчета установленного образца по форме № КО-3 за каждый кассовый день

Журнал регистрации кассовых ордеров - формируется в виде печатного отчета установленного образца по форме № КО-4 за указанный период

Расчетная ведомость

При выдаче зарплаты из кассы организации, в Расходном ордере можно создать список сотрудников с указанием для каждого сотрудника, суммы его начислений. На основании данного списка формируется печатный отчет Платежная ведомость по унифицированной форме № T-53.

При утверждении расходного ордера, содержащего платежную ведомость, формируются бухгалтерские проводки отдельно по каждому сотруднику.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.