Ежедневная деятельность компании сопровождается ведением многочисленных документов. Они являются обязательным атрибутом всех направлений: производственного, социального. Организация работы с документами, от момента их создания до стадии завершения исполнения называется документооборотом.

Документооборот представляет собой специализированную систему, направленную на разработку, обработку, отправку, получение, хранение и последующее архивирование различного рода документации того или иного предприятия. В зависимости от сферы использования данная система делится на несколько видов: производственная, бухгалтерская, кадровая, административно-хозяйственная, управленческая. Данная система неразрывно взаимосвязана с делопроизводством. Движение и перемещение документации в обязательном порядке регистрируется в архивном деле.

Если предприятие не использует в своей работе систему документооборота, оно обязательно столкнётся со следующими негативными последствиями:

1. Снижение эффективности бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Нельзя обеспечить их своевременность и грамотное ведение.
2. Отсутствие возможности оперативного сотрудничества с государственными органами. Которые осуществляют надзор и контроль за деятельностью компании.
3. Невозможность качественного управления всей компанией, обеспечения консолидированной и налаженной работы ее подразделений и структур.
4. Невозможность детального и качественного контроля за деятельностью работников, обеспечения справедливой и своевременной заработной платы.

Все нормы и положения, на основании которых выстраивается система документального оборота, должны быть закреплены локальными нормативными актами.

Главные принципы, которые позволяют выстроить эффективную систему

Правила должны отвечать задачам, для решения которых создана система. Необходимо выстроить максимально короткие маршруты перемещения документации, ведущим требованием при этом является обеспечения максимальной экономии времени и трудозатрат.

1. Точная и строгая маршрутизация. Для каждого вида используемых документов должен быть выстроен четкий маршрут и схема передвижения, которые обеспечивали бы прохождение документации по необходимому вектору без препятствий и задержек.
2. Непрерывность ведения. Для обработки каждого приказа, договора, справки и так далее, должен быть установлен лимит времени. Также необходимо равномерно распределять нагрузки между работниками.
3. Все процедуры должны быть четко регламентированы. С самого момента разработки до завершения исполнения необходимо четко прописать процессы. Это даст возможность гарантировать непрерывность деятельности.
4. Борьба с дублированием. Здесь еще раз нужно подчеркнуть важность правильно выстроенных маршрутов и механизмов. Любые дублирующийся шаги должны быть откорректированы.

Структура

Структура включает в себя три основные группы документов: входящие (поступают извне посредство различных каналов связи), исходящие (создаются внутри компании, а затем отправляются другим получателям вне ее), внутренние (разрабатываются внутри предприятия для использования сотрудниками). Внутренняя документация подразделяется на подкатегории: нормативная, распорядительная, бухгалтерская и так далее.

Схема внутреннего обмена документами может быть горизонтальной или вертикальной. В первом варианте потоки двигаются между отделами и подразделениями, которые имеют один уровень. Во втором случае поток обеспечивает отправку сигналов сверху вниз, обратную связь и дальнейшую отправку сообщений структурам на различных уровнях.

Функции по ведению системы и обеспечению ее функционирования могут быть делегированы сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или секретарям-референтам. В ряде случаев нанимается отдельный специалист или целый отдел для обслуживания системы (если речь идет о крупном предприятии).