Если сумма внешнеторговой операции не превышает пяти тысяч долларов, то фирма может не оформлять паспорт сделки. Во всех остальных случаях его наличие обязательно. Несмотря на то, что этот документ имеет типовую форму, с первого раза правильно заполнить его удается далеко не всем. Проблема заключается в несовпадении требований у «читательской аудитории» паспорта, в состав которой входят представители банков, налоговиков и таможенников.

Нечеткие реквизиты

В связи с частыми претензиями налоговиков к «не тем» адресам в документах при заполнении паспорта сделки у фирм зачастую возникает вопрос: так какой же юридический или фактический адрес надо указывать? Ведь в разделе «Сведения о резиденте» не уточняется, какие именно нужны данные.

Для того чтобы все-таки получить ответ, обратимся к инструкции Центробанка от 15 июня 2004 г. № 117-И. В пункте 3 приложения 4 к инструкции сказано, что в вышеназванном разделе необходимо указать адрес из выписки ЕГРЮЛ. Таковым является исключительно юридический адрес, поэтому как раз указание сведений о фактическом местонахождении организации может вызвать недовольство представителей ФНС. Их, конечно, может не устроить и тот факт, что фирма не располагается в соответствии с учредительными документами, однако это уже совсем другая история.

На практике довольно часто компании сталкиваются с тем, что в пункте 1.5 паспорта сделки количество клеточек, предусмотренных для внесения ИНН и КПП, превышает размер самого номера. Одни оставляют свободные клеточки пустыми, другие проставляют в них нули или прочеркивают. Однако насколько каждый из этих методов можно считать правильным?

Центробанк о своем взгляде на эту проблему умалчивает, поэтому в большинстве случаев банки разрабатывают «свой» порядок для клиентов. Тем не менее, по мнению таможенников, есть наиболее оптимальное решение. Надо вписывать цифры ИНН, начиная с первой клетки, а «лишние» просто оставлять пустыми. Хотя официальных разъяснений на этот счет от них пока не поступало.

Одной из распространенных ошибок при заполнении паспорта является неверное указание сведений в графе 1.4 «Дата внесения записи в государственный реестр». Дело в том, что согласно пункту 3 упомянутой инструкции, надо указывать дату присвоения ОГРН, а не день получения самого свидетельства.

Досье контрагента

Одно дело, когда в названии организации российского партнера встречаются иностранные слова, и совсем другое, когда приходится где-то указывать данные заграничного коллеги. Ведь по российским правилам, фирма прописывает свое полное, фирменное и сокращенное наименование в учредительных документах. С ними всегда можно ознакомиться и удостовериться в правильности написания этого наименования? А вот как быть с иностранцем? Надо ли писать слово «фирма», или «компания» или достаточно одного ее наименования.

По мнению экспертов, сведения о зарубежном партнере необходимо внести в четком соответствии с контрактом. Если название фирмы в договоре указанно на английском языке, оно точно так же переписывается в паспорт сделки. В том случае, если в соглашении указано слово «фирма» и стоят кавычки, то в паспорте сделки они тоже обязаны быть.

Если же кроме названия компании в контракте ничего дополнительно не написано, то лучше не проявлять инициативу. Данный совет основан на том, что банки иногда производят между собой запросы о клиентах, и при выявлении разночтений в формулировках документа кредитная организация может просто не найти «нужной» компании.

Как тайное сделать явным

Случается, что сразу нельзя определить стоимость выполняемых работ или услуг. Нужно ли в такой ситуации брать сумму, что называется, с потолка? А может и вовсе обойти эти данные?

Дабы никого не вводить в заблуждение, лучше подождать с оформлением паспорта сделки до того момента, пока не будет подписан акт выполненных работ. И уже на основании его данных внести нужные сведения в документ. Однако тут есть один нюанс. Дело в том, что паспорт сделки в уполномоченном банке должен быть открыт не позднее дня подписания акта выполненных работ. Иначе фирму могут оштрафовать и судьи, скорее всего, поддержат ревизоров (постановление ФАС Уральского округа от 13 ноября 2006 г. № Ф09-9986/06-С1).

Если контракту не присвоен порядковый номер, то в графе 1 раздела 3 паспорта надо написать «б/н». Таково требование пункта 5 Инструкции, а вот наличие «прочерка» проверяющие органы могут посчитать ошибкой.

Неизвестной может оказаться и точная дата окончания расчетов с иностранным партнером. В этом случае фирма должна самостоятельно, исходя из условий контракта, определить дату исполнения всех обязательств. Например, можно указать, что дата окончания расчетов-через два года с момента заключения договора. Ведь временного ограничения нет. Если рассчитаться по контракту в указанный срок не получается, то паспорт сделки можно будет впоследствии переоформить.

Гарантийные обязательства

При возврате иностранцем товара в течение гарантийного срока для ремонта паспорт сделки вполне можно не оформлять. Ведь такую операцию совершенно безболезненно можно переквалифицировать в безвозмездную передачу, которая, очевидно, к валютным операциям уже не относится. Аналогичный вывод следует из постановления ФАС Поволжского округа от 26 мая 2006 г. № А49-12841/2005.

Ну и последнее, на чем хотелось бы заострить внимание. В паспорте импортной сделки указывают сумму контракта, без всякого НДС. НДС вы начисляете и платите сами, а не перечисляете поставщику. Поэтому в ПС(и) налог указывать не надо.