В 90-е годы прошлого века деятельность многих компаний приобрела недостижимые ранее масштабы, соответственно значительно увеличился поток внутрикорпоративной информации. Традиционные бумажные носители становились все более неэффективными. Возникла острая потребность в более совершенных средствах обмена документацией. Именно на этот период пришелся бурный рост СЭД (систем электронного документооборота).

Многие компании начали целенаправленный переход на документооборот без использования бумажных носителей. К концу века объемы роста рынка СЭД достигли темпов 89% в год. Этот период совпал с бурным развитием интернет-технологий, а также мобильной связи. Когда то одна минута по мобильному стоила так дорого, что даже банкиры экономили, а сейчас уже каждый желающий может купить без проблем безлимитную связь от ведущих операторов связи, таких как Билайн, МТС, Мегафон.

Однако основной проблемой при внедрении СЭД стал не технологический, а человеческий фактор. Оказалось, что развитие электронных средств документации значительно опережало изменения в сознании людей, и инерционность мышления стала основным препятствием на пути внедрения СЭД.

Такое внедрение требовало не только приобретения определенного оборудования и программного обеспечения, но и изменений в инфраструктуре корпораций, начиная с высшего уровня и заканчивая рядовыми сотрудниками. И изменения эти часто наталкивались на пассивность и нежелание учиться чему-то новому и тех, и других.

Рост количества компьютерного оборудования в организациях самой различной направленности и постепенный рост компьютерной грамотности, тем не менее, приносили свои плоды, и новые методы управление деятельностью компаний неуклонно внедрялись в жизнь. Как всегда в подобных случаях, российские бизнесмены перенимали в первую очередь опыт западных коллег, где эти изменения произошли несколько раньше.

Однако на государственном уровне Россия даже раньше, чем США, осознала необходимость построения документооборота по единому принципу, понимая ту роль, которую могут сыграть при этом СЭД. Именно поэтому в 2002 году появилась федеральная целевая программа «Электронная Россия».

Необходимость стандартизации документации и ужесточения требований к ее оформлению привели к разработке федеральной целевой программы «Электронная Россия». Ее разработка велась в рамках стратегического плана экономического развития России на ближайшее десятилетие, которая началась в конце 1999 года.

Понимая необходимость коренных изменений в экономической политике государства и осознавая, какую важную роль играют при этом высокие технологии, Министерство экономического развития и торговли России разработало программу «Электронная Россия», которая была одобрена правительством в январе 2002 года.

Согласно этой программе, предусматривались инвестиции в размере 2,4 млрд. долларов, которые должны были быть освоены в период с 2002 по 2010 год. За счет этих средств планировалось внедрение новейших информационных технологий в государственных организациях, а также поощрение их применения в частном секторе.

Программой было предусмотрено финансирование образовательных программ по повышению компьютерной грамотности населения. Кроме этого, в рамках программы были разработаны нормативные основы стимулирования рынка IT в стране. Целью программы ставилось развитие экономики, важную роль в которой будет играть создание и потребление информационных продуктов и услуг.

Одним из аспектов программы «Электронная Россия» стало положение о необходимости массового внедрения СЭД в государственных организациях. Этим решались не только вопросы стандартизации  документации, но и повышения доверия населения к государственным органам. Электронный документооборот является полностью прозрачным, легко контролируемым, а значит, переход на него может снизить уровень коррумпированности государственных учреждений.

Принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия» стало мощным толчком к распространению и внедрению систем электронного документооборота, как в государственных органах, так и в частных структурах. В рамках этой программы предусматривается также развитие телекоммуникаций. Все это привело к повышению спроса на соответствующие информационные продукты.

Крупнейшими потребителями на рынке являются, прежде всего, правительственные организации, которые, во-первых, обязаны выполнять распоряжения правительства о стандартизации документооборота и переходе на электронные формы отчетности, а во-вторых, имеют дело с огромным количеством документов, обработка и хранение которых должны быть организованы надлежащим образом, причем особое место занимают здесь бухгалтерские программы.

Государственные структуры, кроме того, были наиболее подготовлены к переходу на электронные носители в силу специфики своей работы, которая предполагает четкие стандарты делопроизводства, всегда имевшие место в государственных организациях. Стандарты эти закреплены внутриведомственными инструкциями и неукоснительно соблюдаются. Однако несколько затрудняет переход на СЭД отсутствие надлежащей правовой базы по данному вопросу.

В России нет пока закона об электронных документах, поэтому эффективный документооборот между организациями, а также между гражданами и организациями, наладить пока не представляется возможным. Важный шаг в этом направлении был сделан, когда в 2002 году были приняты поправки к закону об электронной цифровой подписи.

Это дало возможность массового внедрения ЭЦП на уровне внутриведомственной документации, подготавливая создание людей к тому, что электронные средства документации являются, в сущности, такими же легитимными, как и бумажные, хотя пока это и не закреплено законодательным актом.

Данные программы пока еще не имеют мобильных версий. Но кто знает, что будет в ближайшей перспективе, ведь еще пару лет тому возможность выбрать лучшие сотовые номера была прерогативой зажиточных слоев населения, а сейчас стала общедоступной.

Говоря о российских пользователях СЭД, можно условно выделить три большие группы в зависимости от предъявляемых к системам электронного документооборота требованиям.

К первой группе можно отнести государственные учреждения, вторую составляют крупные коммерческие компании, к третьей относятся организации среднего и малого бизнеса.

Первые две группы, впрочем, во многом довольно сходны, так как процесс организации документооборота достаточно четко организован, и различные подразделения как государственных учреждений, так и крупных коммерческих структур, функционируют, базируясь на принципах единообразия документации.

Главное отличие коммерческих организаций заключается в постоянном динамизме и изменении условий. Это происходит при выходе на новые рынки, создании филиалов и офисов в других городах и др. Чем более распределенной становится структура таких компаний, тем сложнее осуществлять управление. И для решения связанных с этим вопросов огромную помощь могут оказать СЭД.

Используя СЭД, руководство компаний сможет объединить все ее подразделения в единую структуру.