Современные руководители компаний уверены, что вопросу эффективного управления платежами и оптимизации затрат предприятия следует уделять повышенное внимание. То, насколько успешно будет решена поставленная задача, во многом зависит от наличия актуальной и четкой информации о дате, количестве и получателе перечисленных денежных средств. Не менее важно представлять, в каком порядке должны быть выполнены платежи, достаточным ли количеством денежных средств обладает компания для осуществления платежей.

По перечисленным выше причинам контроль договоров и счетов обретает все большую актуальность. Специалисты широко используют такой документ как план расходования денежных средств, который позволяет подробно отражать суммы запланированных платежей.

В документе регистрируются все планируемые платежи в разрезе видов денежных средств, валют, расчетных счетов, договоров, получателей. Также план расходования денежных средств позволяет составить план внутрифирменного перемещения денежных средств и предотвратить возможность их хищения сотрудниками организации.

Руководители многих компаний уверены, что для обеспечения высокой эффективности процесса планирования недостаточно вести регистрацию планируемых платежей. Не менее важно составлять подробные отчеты по выплатам заработной платы, потокам денежных средств, поставщикам товаров, уплате налогов.

Осуществляя контроль платежей по бюджету, многие современные специалисты отмечают, что в результате расчетов с подрядчиками и поставщиками образуется денежный поток, который является наиболее значимым в общей массе исходящих платежей.

Помимо информации о запланированных и фактически выполненных платежах руководитель компании должен обладать данными о текущей кредиторской задолженности перед поставщиками, о прогнозируемом состоянии счетов организации на конец анализируемого периода.

В хозяйственной деятельности предприятия среди всех выплат, совершаемых им, можно выделить группу регламентных платежей. Ее главное отличие заключается в определенной структуре и четко определенной периодичности с установленными сроками.

К таким регламентным платежам можно отнести перечисление налогов в бюджет, выплату взносов во внебюджетные фонды, выплату заработной платы сотрудникам, оплату оказанных предприятию коммунальных услуг. Набор регламентных платежей всегда остается примерно одинаковым, хотя может варьироваться их величина.

Чтобы оптимизировать затраты предприятия, современный руководитель разрабатывает систему планирования регламентных платежей. Это позволяет задавать требуемый набор статей движения денежных средств, а также устанавливать сроки их выплат, что позволяет не только исключить кражи денежных средств сотрудниками предприятия, но также снизить вероятность ошибок, связанных с пропуском запланированных платежей.