Для любой современной организации хранение документов является необходимым процессом, даже если исходить из того, что для восстановления той или иной информации по определенной операции приходится находить и восстанавливать всю цепочку, связанную с данным вопросом. Очень часто делается это с помощью бумажных (первичных) документов. Однако выделять пространство для несколько сотен или даже тысяч килограммов бумажной продукции, по меньшей мере, непрактично. Гораздо лучше и удобнее заказать внеофисное хранение документов, ведь в такой ситуации решается сразу несколько проблем. Во-первых, экономится пространство – можно пересадить часть сотрудников на место, где ранее стояли громоздкие шкафы, которые содержали всю необходимую фирме документацию на своих полках. Опять же, в случае проверок, пожаров и наводнений можно быть спокойным, что необходимые бумаги находятся в целости и сохранности, да и сам документооборот значительно оптимизируется. Причем для обеспечения безопасности компания, основной деятельностью которой является внеофисное хранение документов, нанимает профессиональных специалистов и они будут более адекватны в роли сторожа, чем обычный охранник, зачастую даже не имеющий лицензии на право использования средств защиты и чья функция, по большому счету, заключается в просмотре телевизионных передач и дублировании сигнальных систем.

Отдельно нужно отметить специальные условия, которые созданы в помещениях, где осуществляется внеофисное хранение документации. Это только кажется, что для бумаги оптимальным является очень широкий диапазон температур и влажности. На самом же деле достаточно всего лишь немного не учесть специфических условий и буквально за несколько месяцев ценнейшая отчетность может быть потерянной навсегда. А виной данному происшествию может быть и плесень, и злокачественные грибки, а также излишняя температура. Ведь в некоторых ситуациях, если в комнате будет слишком жарко, может произойти термическое нарушение целостности красящего состава. Да и термобумага, на которой печатают факсы и изготавливают чеки, очень неохотно переносит подобные "издевательства".

Для чего же еще необходимо оставлять на хранение документы и различаются ли их сроки хранения? В первую очередь здесь можно назвать проверки соответствующих инстанций, которые могут заинтересоваться сводными данными и другими документами за достаточно длительный период. В данной ситуации именно архивное хранение документов позволит предоставить всю необходимую документацию проверяющим. А для государственных учреждений архивное хранение документов вообще является обязательным практически в любой отрасли, так как нужно создавать сводные отчеты, имеющие строгую структуру и требующие кропотливую работу по сбору информации.

Если распределять документы согласно срокам их хранения, то можно выделить краткосрочное и долгосрочное хранение документов. В ситуации, когда бумажная отчетность остается в специализированном хранилище три, пять или семь лет (то есть менее десяти лет), то можно отнести данную документацию к такой, что хранится в течение короткого срока. Соответственно, для большего периода предусмотрена вторая группа в классификации. Рассматривая более подробно, нужно отметить, что составленное гарантийное письмо или акт проверки кассовой отчетности необходимо оставить у ответственной компании на срок не менее трех лет. А в ситуации, когда были составлены акты проверок финансово-хозяйственной деятельности, нужно оставить их в неизменном и сохранном виде в течение как минимум пяти лет. Все это и обуславливает более серьезное отношение к самой сути хранения документации, ведь от ее наличия и качества сохранения будет зависеть результат проверки или уточнения необходимой информации.