В последние годы объем документов в коммерческих структурах, на предприятиях и в государственных организациях возрос по экспоненте. Накладные, счета, балансы, сертификаты, маркетинговые планы, объяснительные, гарантии. Это далеко не полный список всех документов. Ведение документооборота порой носит хаотичный характер, и при этом не создает дополнительной стоимости для товара либо услуги предприятия, либо фирмы. Часто бывает, что важные документы теряются, находятся не в том месте или просто заливаются крепким кофе. После этого встают вопросы: "Кто виноват и что делать?" И если с первым вопросом иногда не могут разобраться, то на второй существует вполне определенный ответ. Этим может заняться архивная компания. Существуют специальные фирмы, которые оказывают исчерпывающий перечень архивных услуг. Не стоит думать, что на должном уровне вы сможете справиться с комплексом архивных мер самостоятельно — здесь необходима работа сертифицированного специалиста. В настоящее время такого сотрудника может себе позволить только специализированная компания.

Основой деятельности таких компаний является оказание комплекса работ по архивированию. Архивные услуги — это система мер, которые максимально упрощают и приводят в порядок весь архивный документооборот. Важно помнить, что архивация документооборота позволяет значительно сократить физический объем документов и подготовить их к процессу хранения. Комплекс архивных работ позволит минимизировать издержки на процесс содержания документооборота.

Архивные услуги — это целый комплекс мер. Во-первых, солидная фирма проведет с вами бесплатную консультацию, в процессе которой можно понять, что именно вам необходимо. На этой стадии также может осуществляться выезд специалиста для первичного анализа ситуации. Далее проводится экспертиза архивного фонда с целью выявления его качественного состояния. Также архивная компания проводит анализ ценности всей документации, просматривая каждый лист, и проводит системный отбор документов. Исходя из стратегических задач фирмы, а также руководясь законодательной базой РФ, определяются сроки хранения документов. Отдельно происходит отбор ряда документов по бухгалтерии, а также кадровому отделу, касающихся личного состава. Отдельно по плану разрабатывается подробная инструкция архивного делопроизводства. Уже сформированные отделы документации переплетаются, а также принимается решение о месте хранения архива. Документы могут остаться по своему старому адресу или поменять прописку. Также составляется подробная номенклатура описи. Но и на этом комплекс архивных работ не заканчивается. Завершающий этап — это уничтожение документов и макулатуры либо их вывоз. Также бывают случаи, когда при реорганизации, ликвидации либо по соображениям безопасности необходимо передать документы в государственный архив.

Архивная компания - серьезная организация, она также несет материальную ответственность, работая с документами. Здесь нет места непрофессиональному работнику. Ведь фирма должна продолжать работу даже тогда, когда ее документы находятся на одной из стадий оптимизации. Медлить в таких случаях недопустимо. Работа должна быть выполнена в кратчайшие сроки и на самом высоком уровне. Важно помнить, что архивная компания — это высокотехнологичная фирма. Без использования прогрессивных методов работы, программного и технического обеспечения результат недосягаем. Допустим, уничтожение документов обязано происходить на профессиональном промышленном шредере. Именно он позволяет утилизировать большое количество документов с высокой степенью измельчения. Нельзя относиться к утилизации спустя рукава, ведь существует ряд программ для восстановления измельченного текста. Также при организации электронного архива надо понимать, что количество документов просто огромно, а их необходимо также переводить в цифровой вид. Для этого существуют профессиональные сканеры с автоматической подачей документов с помощью лотка. Буквально за несколько минут можно сделать солидный объем работы.

Качественная работа с документами позволит вам избежать лишних расходов и сохранить прекрасные отношения с персоналом и партнерами.