В сложных современных экономических условиях, многие компании, для обеспечения своей финансовой безопасности и экономической стабильности, вынуждены экстремально быстро реагировать на изменение конъюнктуры рынка и фискально-правовых факторов.

Только высокая мобильность и бесперебойная работа способна оградить коммерческие структуры от нежелательных финансовых последствий в такой сложный период как мировой финансовый кризис. Поэтому в условиях кризиса особенно важен четкий, слаженный офисный переезд, выполненный в минимальные сроки.

Тщательное планирование является основой любого удачного переезда. На решение ключевых моментов необходимо выделить несколько дней. К ним относятся решения о длительности и дате переезда, назначение ответственных лиц, формирование стратегии работы с персоналом и выбора способа перевозки материальных ценностей.

Отметим, что, хотя офисный переезд и возможно осуществить своими силами, даже для опытного руководителя рационально организовать работы персонала, не специализирующегося на логистике, в большинстве случаев является невыполнимой задачей.

Куда проще (а в ряде случаев и выгоднее) заключить договор со специализированной мувинговой организацией, способной существенно упростить этот ответственный процесс. Оплата услуг мувинговой структуры почти всегда оказывается менее болезненной для компании, нежели компенсация простоя и труда собственного персонала, затраченного на переезд.

Грамотно спланированное мероприятие позволяет мувинговому агентству организовать коробки для переезда с доставкой на место, с последующей аккуратной упаковкой офисного оборудования, расходных материалов, архивов, документации. Хорошая упаковка позволяет уберечь оргтехнику и офисную мебель, важную для функционирования организации, от повреждения во время транспортировки. При транспортировке офисов со значительным количеством персонала важно промаркировать всю упаковку персональными данными сотрудников и подразделений фирмы.

Упаковка, погрузочно-разгрузочные работы, и перевозка, несомненно, должны выполняться профессиональными грузчиками, водителями и экспедиторами. Необходимо отметить важность грамотной транспортировки ценного и габаритного офисного инвентаря.

Требование бесперебойной работы офисных подразделений обеспечивается тщательным планированием не только самого переезда, но и работ, связанных с адаптацией компании к новому помещению, ведь после того, как имущество фирмы оказывается в новом помещении, необходимо заново выстроить всю структуру рабочих мероприятий и пространственно-информационного взаимодействия служб и отделов.

Важно учесть, что любой переезд оборачивается значительным стрессом для сотрудников из-за смены привычных маршрутов добирания на работу и пространственной конфигурации рабочих мест. Специалисты рекомендуют составить краткие рекомендации для работников компании, включающие описания маршрутов общественного транспорта, подъездных дорог, общую схему офиса и измененные контактные данные сотрудников.

Организовывая переезд в условиях кризиса, важно организовать своевременное оповещение контрагентов об изменении координат компании таким образом, чтобы ни сотрудники, ни клиенты не почувствовали коммуникационных неудобств.