Для ведения хозяйственно экономической деятельности многие предприятия и фирмы используют бланки различного направления. Бланки являются канцелярской продукцией и предназначаются для контроля по проведения внутренних операций, связанных с перемещением материалов и продукции. Одновременно организации широко применяют образцы так называемых «строгих бланков».

Положение, утвержденное Правительством РФ за номером 171 от 31.03.2005 года, регулирует процесс расчета с населением без применения контрольно-кассового оборудования. Документ регламентирует условия, при котором организации оказывающие услуги населению, могут применять бланки строгой отчетности без использования контрольно-кассового оборудования. Все действующие на данный момент формы бланков, утвержены постановлением Министерством Финансов Российской Федерации.

Фирмы и организации, которые могут применять в своей деятельности бланки строгой отчетности:

- предприятия, оказывающие услуги согласно пункту 3 статьи 2 Закона №54 от 22.05.2003года, перечень данных услуг является закрытым для общего обозрения.

- организации, которые осуществляют свою деятельность в труднодоступных местах, где нет регулярного пассажирского сообщения, осуществляемое любым наземным транспортом. Список таких мест полномочны, утверждать региональные власти.

- если предусмотрено выдача бланков строгой отчетности, вместо чека контрольно-кассового аппарата.

При этом использование бланков возможно при соблюдении некоторых ограничений. Если компания оказывает различные услуги и если форма бланков, используемая для этих целей, прошла утверждение Минфином РФ и срок действия данной формы не истек.

Полный перечень действующих на данный момент бланков строгой отчетности собран в Общероссийском классификаторе, который был утвержден Госстандартом России за № 163 от 28.06.1993года. В него вошли:

1. Бытовые услуги - ремонт, требующий расхода материала (БО-1); пошив и ремонт обуви и кожаных изделий (БО-2); фотоуслуги, ремонт жилья, прокат автомобилей (БО-3); ремонт и пошив одежды (БО-4); услуги химчистки (БО-5); прокат предметов (БО-6); ремонт в присутствии заказчика (БО-9); ремонт и изготовление ювелирных изделий (БО-10); услуги парикмахерских (БО-11/01); прокат автомобилей (БО-11/02); стирка (БО-12); изготовление памятников, цветников и пр. (БО-13/01); ритуальные услуги (БО-13/02).

2. Услуги пассажирского транспорта - ремонт и техобслуживание транспорта (применяется с ККМ) (БО-14); перевозка в маршрутном такси (постановление №8206/05 от 11.10. 2005г.).

3. Услуги связи - ремонт абонентских установок (ТФ-2/22); междугородное соединение и дополнительные услуги (МТФ-2); прием почтовых отправлений (1); прием почтовых денежных переводов (5); прием разного рода платы (47); прием заказа за наличный расчет (МТФ-4); прием оплаты за подписку на газеты, журналы, книги (СП-2); прием заказа на телеграмму (ТР-2).

4. Жилищно-коммунальные услуги- услуги гостиниц (проживание, автостоянка, камера хранения, дополнительные платные услуги) (1-Г, 2-Г, 3-Г, 3-Гм, 4-Г, 5-Г, 7-Г, 8-Г, 9-Г, 10-Г, 11-Г, 12-Г, 13-Г).

5. Услуги учреждений культуры - концертные, выставочные, театральные услуги.

6. Туристические и экскурсионные услуги - туристические путевки, талоны на питание; туристические путевки с дополнительным видом услуг (ТУР-1).

7. Медицинские услуги, санаторно-оздоровительные услуги, ветеринарные услуги - санаторно-курортное лечение; ветеринарные услуги (1вет-фин, 2вет-фин).

8. Услуги торговли и общественного питания, услуги рынков - услуги ресторанов и кафе, питание учащихся, питание при производственных предприятий.

Требования, предъявляемые при использовании бланков строгой отчетности, такие же, как при работе с банковскими документами. Заполнение происходит в четкой и правильной форме, исправления, дополнения не допускаются. Неправильно заполненные или испорченные бланки не подлежат уничтожению, а должны сдаваться вместе с кассовым отчетом в тот же день.

Данный вид бланков изготавливается только типографским способом и приравнивается по отчетности к кассовым чекам. Бланки строгой отчетности хранятся в металлических сейфах и шкафах. Учет бланков, происходит с помощью специальных книг. На каждый вид бланков строгой отчетности заводят отдельный журнал. Каждый лист в книги учета бланков строгой отчетности, пронумерован, прошит, а вся книга закреплена печатью и заверена подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Если организация использует несколько форм бланков, то на основании принятого решения руководителя предприятия, организации можно вести учет бланков строгой отчетности с помощью одной книги учета. В этом случае в книге выделяется определенное количество страниц, необходимых для ведения учета каждого вида.

Ответственность за сохранность, перемещение и использование возлагается на исполнителя, заключившего с администрацией договор о полной материальной ответственности. Все действия с бланками: приемка, списание, проводятся в присутствии специально назначенной комиссии. При приемке бланков проводят проверку на фактическое количество, а так же на соответствие номеров и серий, указанных в сопроводительных документах, после чего происходит обязательное составление акта с дальнейшим утверждением его руководителем предприятия. Данный акт является основным документом позволяющим принять на баланс предприятия бланков строгой отчетности.

Все операции связанные с хозяйственной деятельностью по движению бланков строгой отчетности, должны быть оформлены с применением первичных учетных документов. При постановке на баланс происходит оформление приходного ордера выполненного согласно форме № М-4 с подробным указанием серии и номеров всех принимаемых бланков строгой отчетности. На балансовом счете предприятия бланки находятся с момента их оприходования материально ответственным лицом, до момента полного уничтожения корешков (копий) бланков, уничтожение которых происходит после полного истечения срока хранения. После процедуры уничтожения, составляется акт комиссии, присутствующей на уничтожении, после подписания акта членами комиссии и утверждения его руководителем и главным бухгалтером предприятия, бланки снимаются с баланса организации.